杭州创意年会活动执行公司 年会承办
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行 业：生活服务 租赁 音响灯光租赁
发布时间：2023-11-23
上海束影文化传播公司专注于为企业提供从策略咨询到全程实施的营销策划、传播与广告服务。我们有对房地产、汽车、IT、快速消费品等行业的市场发展和竞争的深刻见解，以的策划力、严谨的执行力、的资源整合力及业内实施团队服务于各领域客户。 我们深知在竞争激烈的时代，环境对于我们的要求远远多于其为我们提供的机会。为了取得双赢，我们必须十分清楚，如何能为客户带来实效。我们以为客户提供、一体化的营销服务为己任，通过密切的合作协助客户在市场上取得竞争优势与成功，成为客户较的服务伙伴。 本公司自成立以来始终坚持从客户的切身需求出发策划活动，不仅仅只考虑突显客户的企业形象和产品特性，更多的是考虑如何帮助客户较大限度的吸引潜在客户，较终达到大幅度提升销售业绩和企业形象的目的
策划场地
一、 年会活动现场控制：年会活动现场总控由谁负责，现场效果的把控。
二、 年会场地布置：年会现场需要布置成什么效果，热烈隆重还是文雅大方或表现企业文化、风格等。
三、 年会预算控制：年会总预算控制，餐费预算控制，节目预算控制等。
四、 年会物料的管理：演出服装管理，酒水管理，礼品管理，公司资料管理等。
五、 年会背景板、舞台设计搭建：背景、舞台设计搭建是否请公司完成。
年会人的方面的准备包括三种：
个指的是参会嘉宾的确定，直至嘉宾正常出席年会。
嘉宾的确定，往往需要在策划年会环节就开始对嘉宾进行邀约，并且随时确定嘉宾的排期与动态，好能有专人维护对接，直至对方出席年会现场。因为一般大咖的时间排期都会比较满，在一对一对接的情况下，首先能与嘉宾保持密切联系，显示主办方对活动嘉宾的重视。其次也是为了持续确认嘉宾的时间安排，保证嘉宾按时到场。
指的是参加此次年会的观众，需要从宣传到报名结束，保证此次年会的参与人数。
年会观众的招募，也需要在策划年会前就开始进行，且在预热期结束时，就必须完成年会观众的招募工作。按照以往经验，招募观众的数量，好大于实际现场能容纳的参与人数。因为当天较有可能部分观众因各种原因无法参加活动，即使各位观众都按时到场了，我们也可以营造现场一种高朋满座、人气爆棚的现场氛围。
*三个，指的是活动现场的工作人员，现场人员的分工，各司其职，保证年会活动的顺利召开。
年会工作人员的确定，需要在年会预热期结束前确定好。好列一个分工事项表和负责人联系表。将工作职责分配到人，专人专岗。并且部分工作人员有紧急问题时，随时可以联系相关负责人，协助解决。
物料的准备
物料的准备，主要包括两种：
种是指的年会前期的宣传物料，如之前说的邀请函，创意视频等；
*二种，指的是年会当天参会人员的伴手礼以及嘉宾礼物。
因为这些物料都需要一定的制作周期，比如视频，需要经历脚本文案的确定，拍摄，剪辑，终成片等过程。礼品的制作需要经过挑选，打样，批量制作，运送等过程。
每一种物料的确认，一般都还需要公司的拍板。因此整个周期非常长，物料准备的截止时间，就是预热期结束时，也就是说，年会前，所有的物料，必须全部准备到位。
场地的准备
场地的准备，包括两个步骤，步是策划年会阶段，需要挑选合适的活动场地。*二个是，年会召开前夕，年会现场需要布置完毕。
常见的年会场地，按照人数规模不同，一般分为酒店、会议中心和体育场馆。在确定年会场地时，需要综合考虑场地的档次标准、交通条件、人数规模、整体价格、场地排期等因素，挑选出一个性价比合适的场地。
在布置年会现场时，需要提前设计布置方案，合理规划年会现场的各个区域，包括检票区、活动会场、互动展示区等，活动会场又分为席、嘉宾席、媒体记者席、普通观众席等。还有现场各个宣传元素，这些也需要考虑好。如果预算足够的情况下，布置场地的工作，交给一个靠谱的外包供应商来做，往往效果看起来会更，主办方也能更省心。
综上，当我们考虑周全并执行了一整套的年会筹办内容后，包括3个核心和两条线：年会主题、年会当天活动环节和年会嘉宾、年会宣传线和年会资源落地线。此次年会的筹办就基本准备完毕了。仔细发现，我们完成由内而外，从核心到整体的筹办工作。这样的一个思路，对除了举办年会之外的大型活动，也能起到一定的借鉴意义。
近年来，**海报宣传，几乎成了各个互联网公司召开年会的宣传标配。无外乎**海报具有吊人胃口，方便宣传转发，且成本低廉的特点。年会的**海报，我之前整理过6见的六种，基本涵盖了市面上大部分**海报的套路，我当时通过这篇文章对于**海报的文案写作以及创意进行了深入地分析，在此就不再赘述了。当时我这篇文章，也被多家转载过，大家可以在我的公众微信号（大雄说）台回复“**海报”，就能看到这篇文章。
病毒视频宣传
正所谓“字不如表，表不如图，图不如视频”，视频内容本身易于接受和理解的特点，往往能带来更好的传播效果。但是拍摄病毒视频，往往也是需要较大成本和较长的周期，不适合筹办年会的时间特别紧张的情况下使用。拍摄一则有创意的病毒视频，比如走温情路线，或者走搞笑路线等，表现的话，后还能成为认为网友讨论的热点话题。
有一个有趣的例子，虽然这个视频并不是在预热期传播的，但是确实很经典。之前雷军在印度举办小米手机年会时，在现场大秀英文，一些网友将现场视频裁剪成了鬼畜视频，引得全网转发热评，甚至产生一首《Are you ok》。
邀请函宣传
一个新颖特的邀请函，往往也是一个宣传亮点。因为邀请函就是参会的门票，如果邀请函做得有趣，参会人员往往会在社交圈里秀出来。比如之前小米年会的邀请函“一块钢板的艺术之旅”，引得很多人在朋友圈争相刷屏转发，成为邀请函宣传的一个经典案例。
不过即使做不出一个如小米这种非常有创意的邀请函，也起码做一个图片版的定制邀请函，图片上写邀请尊敬的 XX先生/女士参加年会，然后鼓励参会人员晒出，也是一个不错的宣传方式。
线下宣传
常规的线下宣传包括户外广告、楼宇广告、报纸广告等，但为了时效性和成本考虑，更多年会主办方一般会考虑用创意全版报纸广告的形式进行宣传，一般选择在年会召开城市的当地影响力较大的报纸投放广告。如今年年初《京华时报》连续打出3个生僻字并的全版报纸广告，并表示7日揭晓谜底，后来大家知道了原来这是方太新品年会的广告。
综上所述，如果一个年会规模比较大，预算比较多，运营人员很充足，可以将上述方式全部选择，从而将宣传效果大化。如果预算有限，人力有限的情况下，完成**海报、图片邀请函以及报纸广告的宣传，也能取得一定的宣传效果。
举办期宣传
年会的举办期宣传，往往在年会召开前后三天进行，包括发布召开倒数天，年会举办当天和年会结束后天。这个期间主要的宣传侧重点，就是流露部分年会的重要看点内容。因为之前有了预热期的铺垫，整个年会的参会人数也有基本保证。举办期常见的宣传方式有大咖站台宣传、视频宣传、直播宣传等。
大咖站台宣传
大咖站台宣传，指的就是此次参会嘉宾，为年会做出的站台宣传。可以是简短的视频的形式，也可以是创意人物海报的形式。在视频中，常见的场景就是，某个大咖手持话筒，念出“我是XXX，我在xxx年会等你”等类似宣传文案。创意海报，则是选用大咖的高清照片，附带一句邀请语，表示这些大咖也会参加此次年会。
上海年会策划公司-上海年会策划公司束影文化
10年年会活动策划执行经验，一直致力于做企业成功的年会活动策划执行伙伴。
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迄今束影上海年会策划公司已成功服务于地产、汽车、美容、服装、IT、通讯、金融、时尚、等多个行业的企业，服务范围遍布北上广地区、在各个领域发展了一批相当稳固的客户群体，为不同领域的客户提供了的服务。
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