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关 键 词：会议活动策划执行
行 业：商务服务 展览/展会 活动策划
发布时间：2022-04-11
会议成功的关键在于会议前的周密策划，会议的准备工作一般包括会议的举行、会议时间和地点的选择、会议的邀请、会议议程的准备、会议文件的准备以及相关技术问题的处理。精心准备可以为会议的顺利召开奠定良好的基础。
会议活动策划中需要注意哪些问题：
1、根据规划内容确定会议活动的时间，太早或太迟都不行：计划是一个循序渐进的过程，在构思和孵化阶段，规划的雏形正在形成。只有在准备的某个阶段才需要查看工作思路和实施计划，才能有一个正式的计划，因此，会议活动策划不应太早或太迟，应该留出足够的时间进行讨论，修改和批准；
2、认真考虑筹备工作所涉及的方方面面：一般大型会议活动的筹备工作涉及很多方面的内容，这就需要组织者认真考虑，包括会议活动的主题、会议活动的时间选择、会议活动的场地、行程安排等，这些都要组织者认真谨慎考虑，以免因暂时无所作为而造成未来损失，特别是一些关键环节更需要密切关注，以免发生重大事故；
3、为会议活动的每个阶段制定实施计划：为了确保可以按时实施计划，必须为任务的每个阶段制定具体的实施计划，而进度表是监督检查的基础，也是掌握进度和调整速度的标准，组织者可以根据具体的工作内容制定活动进度表，并按进度表推进工作的开展；
4、发出会议邀请函是会议前准备工作完成的重要标志：在尚未确定和实施会议的名称、主题、时间、地点、范围和资金之前，组织者是很难进行邀约工作，这就需要组织者科学、认真地确定邀约嘉宾参会的具体事项后，根据所需规划准备工作，完成邀约工作。
大型会议活动策划方案中需要包括详细的分工以及需要完成的时间，具体注意事项如下：
1、会议活动策划方案应讲求实效、**特色的原则；
2、活动要提前筹备和确定；
3、会务准备是列出屋子清单，同事派专人落实和保管，避免遗忘或者遗失。
会议活动策划难免会出现许多失误，如会前准备时参会人员名单制定不到位，议题和日程安排不明确、不合理，没有通知到相关工作人员做好充足的准备;会议的安排太过冗杂繁复，主持人的选派不合理导致会议的主题变动随意，以至于参与人员因层次的参差不齐导致会议的效果大幅度下降;会议安排的时间过长，与会者的情绪沉闷，甚至长时间因为会议的主题不明确而造成议题范围的**出导致议而不决的尴尬场面;会议总结时不能刺中要点，工作安排没有针对性。如果一次会议活动策划不能解决好上述存在的问题，那么此次会议即是失败的。
会议活动策划中一定要考虑好会议的举办地点、时间和人员的确定。就如前文所谈论到的，如果会议邀请的人员差距太大，层次不齐，那么会议进行中很有可能就成了“少数人的游戏”，大多数与会者都成了“哑巴”。只靠少数人发挥作用的会议是不能体现其真正的效果的。会议要求的就是“说”，邀请人员时应注意对小，积分子，公司经营骨干的邀请，也应该适当邀请一些在基层工作的有话要说的员工，这样才能活跃会议的整体气氛，使会议活动策划收到其应有的良好效果。为了方便嘉宾和主要的出席，会议的地点可以设在大酒店，机场等交捷的场所，这也是会议活动策划能否进行好的关键。
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